Voorbeeldbrief Aankondiging Digitaal Factureren

Voorbeeldbrief Aankondiging Digitaal Factureren

Beste klant,

Wij willen u graag op de hoogte stellen van een belangrijke verandering binnen ons bedrijf. Vanaf [datum] zullen wij volledig overstappen op digitaal factureren. Dit betekent dat u uw facturen niet langer per post zult ontvangen, maar digitaal via e-mail.

Waarom stappen wij over op digitaal factureren?

Met digitaal factureren kunnen wij efficiënter werken en papier en kosten besparen. Het is een milieuvriendelijke oplossing die ons in staat stelt om sneller en nauwkeuriger facturen naar u te verzenden. Daarnaast biedt het gemak en flexibiliteit voor zowel u als klant als voor ons als leverancier.

Hoe werkt digitaal factureren?

Wanneer u in ons systeem geregistreerd staat als klant, zult u automatisch digitaal facturen ontvangen via het door u opgegeven e-mailadres. In de e-mail vindt u een PDF-bestand met uw factuur en eventuele bijbehorende documenten.

U kunt de factuur eenvoudig opslaan en archiveren op uw computer of uitprinten indien gewenst. Mocht u problemen ervaren met het ontvangen of openen van digitale facturen, dan kunt u contact opnemen met onze klantenservice voor ondersteuning.

Voordelen van digitaal factureren:

1. Snellere ontvangst van facturen
2. Minder papierverbruik en milieuvriendelijk
3. Gemakkelijk opslaan en archiveren
4. Direct toegankelijk bij eventuele disputen of vragen

Wat moet u doen?

Om digitaal facturen te ontvangen, hoeft u niets te doen. Wij hebben uw e-mailadres reeds geregistreerd in ons systeem en u zult de facturen vanaf [datum] automatisch via e-mail ontvangen.

Indien u toch graag uw facturen per post wilt blijven ontvangen, kunt u contact opnemen met onze klantenservice. Wij zullen uw voorkeur noteren en ervoor zorgen dat u de facturen zoals gewoonlijk per post ontvangt.

Belangrijke informatie:

• Controleer regelmatig uw spamfilter of ongewenste e-mailmap om er zeker van te zijn dat onze digitale facturen niet als spam worden gemarkeerd.
• Als u wijzigingen wilt doorgeven met betrekking tot uw contactgegevens, zoals uw e-mailadres of postadres, neem dan contact met ons op zodat wij uw gegevens kunnen bijwerken.

Wij hopen op uw begrip voor deze verandering en zijn ervan overtuigd dat digitaal factureren u voordelen zal bieden. Mocht u nog vragen hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Met vriendelijke groet,

Digitaal factureren is het verzenden en ontvangen van facturen in elektronische vorm, in plaats van op papier. Het is belangrijk omdat het efficiënter, sneller en milieuvriendelijker is dan traditioneel factureren.

U kunt digitaal factureren door gebruik te maken van speciale software of online platforms die zijn ontworpen voor elektronische facturatie. Deze tools stellen u in staat om facturen digitaal te maken, te verzenden en te ontvangen.

Ja, digitale facturen zijn rechtsgeldig. De meeste landen hebben wetten en regels opgesteld om elektronische facturatie te ondersteunen en te erkennen als een geldige vorm van facturering.

Ja, er zijn meestal enkele voorwaarden verbonden aan digitaal factureren. Dit kan bijvoorbeeld het gebruik van een elektronische handtekening of een specifieke bestandsindeling vereisen.

Enkele voordelen van digitaal factureren zijn onder andere kostenbesparing, snellere betalingen, minder fouten, betere archivering en een lagere milieu-impact.

Ja, u kunt uw huidige facturatieproces wijzigen naar digitaal factureren. Het kan enige tijd en inspanning vergen om over te schakelen, maar er zijn genoeg middelen beschikbaar om u te helpen bij de overgang.

Ja, u kunt er nog steeds voor kiezen om facturen per post te versturen, zelfs als u digitaal factureert. Echter, digitaal factureren biedt de mogelijkheid om uw facturen efficiënter en kosteneffectiever te verzenden.

U kunt ervoor zorgen dat uw digitale facturen veilig zijn door gebruik te maken van beveiligde software en het implementeren van veiligheidsmaatregelen zoals encryptie en het beperken van toegang tot de facturen.

Ja, het is belangrijk om uw klanten te informeren over het gebruik van digitaal factureren. U kunt dit doen door middel van een aankondigingsbrief of door het opnemen van een notitie op uw facturen.

Ja, digitale facturen kunnen meestal gemakkelijk worden geopend en gelezen door klanten. U kunt ervoor zorgen dat uw facturen compatibel zijn met verschillende bestandsindelingen en leesbaar zijn op verschillende apparaten.

Als een digitale factuur niet kan worden afgeleverd, moet u mogelijk een ander communicatiekanaal gebruiken om de factuur naar uw klant te sturen. U kunt bijvoorbeeld de factuur per e-mail verzenden of een papieren exemplaar per post versturen.

Ja, u kunt uw digitale facturen afdrukken en opslaan als u dat wilt. Het is echter vaak niet nodig om facturen af te drukken, aangezien digitale facturen rechtsgeldig zijn en elektronisch kunnen worden opgeslagen.

Ja, er kunnen kosten verbonden zijn aan digitaal factureren, zoals de aanschafkosten van speciale software of de kosten van een online platform. Het is belangrijk om de kosten af te wegen tegen de voordelen die digitaal factureren biedt.

De bewaartermijn voor digitale facturen kan variëren, afhankelijk van de wet- en regelgeving in uw land. Het is raadzaam om de relevante wetten en voorschriften te raadplegen om erachter te komen hoelang u uw digitale facturen moet bewaren.

Ja, digitaal factureren maakt het gemakkelijk om uw facturen te doorzoeken en te organiseren. U kunt digitale facturen opslaan in mappen op uw computer of gebruik maken van speciale facturatie-software om uw facturen overzichtelijk te houden.