Openen – Voorbeeldbrief Incassobureau

Voorbeeldbrief Incassobureau

Geachte heer/mevrouw,

Ik schrijf u naar aanleiding van de openstaande factuur die wij u hebben gestuurd op [datum]. Tot op heden hebben wij geen betaling van u ontvangen, ondanks meerdere herinneringen die wij hebben verzonden. Hierdoor zijn wij genoodzaakt om de hulp in te schakelen van een incassobureau.

Wij begrijpen dat er soms situaties kunnen zijn die betalingsproblemen veroorzaken. Als u momenteel niet in staat bent om het volledige bedrag te betalen, verzoeken wij u vriendelijk om contact met ons op te nemen om een betalingsregeling te treffen. Wij zijn bereid om met u mee te denken en een passende oplossing te vinden.

Echter, indien wij binnen 14 dagen geen betaling ontvangen, of geen overeenstemming hebben bereikt over een betalingsregeling, zullen wij genoodzaakt zijn om verdere stappen te ondernemen. Dit kan betekenen dat het incassobureau overgaat tot het nemen van gerechtelijke maatregelen.

Wij willen benadrukken dat wij er de voorkeur aan geven om dit geschil buiten de rechtbank op te lossen. Het nemen van juridische stappen is kostbaar en tijdrovend voor beide partijen. Daarom nodigen wij u nogmaals uit om contact met ons op te nemen, zodat wij een passende oplossing kunnen vinden.

Indien wij binnen de gestelde termijn geen betaling ontvangen, zullen wij het incassobureau inschakelen. Dit bureau zal namens ons contact met u opnemen om te proberen tot een betalingsregeling te komen. Mocht dit niet lukken, dan kan het incassobureau verdere juridische stappen ondernemen.

Het spijt ons dat het zover heeft moeten komen, aangezien wij liever op een vriendelijke manier zaken afhandelen. Echter, onze openstaande factuur dient betaald te worden, zoals ook overeengekomen in de leveringsvoorwaarden die zijn meegezonden met eerdere correspondentie.

Wij vertrouwen erop dat u begrip heeft voor onze situatie en dat we dit geschil kunnen oplossen zonder verdere escalatie. We hopen op uw medewerking en ontvangen graag binnen 14 dagen uw betaling of een voorstel voor een betalingsregeling.

Indien u vragen of opmerkingen heeft, kunt u contact met ons opnemen. We staan klaar om u verder te helpen.

Met vriendelijke groet,

[Uw naam]

[Uw contactgegevens]

1. Geachte heer/mevrouw
2. Openstaande factuur
3. Geen betaling ontvangen
4. Ingeschateld bedrag
5. Betalingsregeling treffen
6. Gerechtelijke maatregelen
7. Oplossing buiten rechtbank
8. Inschakelen incassobureau
9. Lukt het niet met betalingsregeling
10. Betaling overeengekomen leveringsvoorwaarden
11. Medewerking
12. Vragen of opmerkingen

Vraag 1:

Wat is een incassobureau?

Een incassobureau is een bedrijf dat is gespecialiseerd in het innen van openstaande vorderingen namens een crediteur. Het incassobureau treedt op als tussenpersoon tussen de crediteur en de debiteur en probeert op professionele wijze de openstaande schuld te innen.

Vraag 2:

Waarom zou ik een incassobureau inschakelen?

Als u te maken heeft met debiteuren die hun openstaande schulden niet betalen, kan het inschakelen van een incassobureau u helpen om de openstaande vorderingen alsnog te innen. Een incassobureau heeft de kennis en ervaring om op een effectieve en juridisch verantwoorde manier achterstallige betalingen te incasseren.

Vraag 3:

Hoe selecteer ik het juiste incassobureau voor mijn bedrijf?

Het selecteren van het juiste incassobureau voor uw bedrijf is een belangrijke beslissing. U kunt rekening houden met factoren zoals de reputatie van het incassobureau, ervaring in uw specifieke branche, slagingspercentage en tarieven. Daarnaast is het verstandig om referenties op te vragen en eventueel een kennismakingsgesprek te plannen om te bepalen of er een klik is tussen beide partijen.

Vraag 4:

Hoe verloopt het incassoproces?

Het incassoproces verloopt doorgaans in verschillende fases. In eerste instantie stuurt het incassobureau een herinnering naar de debiteur waarin wordt verzocht om de openstaande schuld alsnog binnen een bepaalde termijn te voldoen. Indien er geen betaling volgt, kan het incassobureau overgaan tot het versturen van een aanmaning. Als ook deze geen resultaat oplevert, kan het traject worden voortgezet via gerechtelijke stappen.

Vraag 5:

Wat zijn de kosten van een incassobureau?

De kosten van een incassobureau kunnen per bureau verschillen. Vaak worden er administratiekosten en rente in rekening gebracht. Daarnaast hanteren sommige incassobureaus een no-cure no-pay-principe, waarbij u alleen kosten betaalt als de vordering daadwerkelijk wordt geïncasseerd.

Vraag 6:

Wat zijn mijn rechten en plichten als crediteur in het incassoproces?

Als crediteur heeft u het recht om uw openstaande schuld te incasseren. U heeft daarnaast de plicht om duidelijke en correcte facturen te sturen en de debiteur op de hoogte te stellen van de betalingsvoorwaarden. Het is van belang om de debiteur de kans te geven om de schuld te voldoen voordat u een incassobureau inschakelt.

Vraag 7:

Kan een debiteur de kosten van het incassobureau weigeren te betalen?

In sommige gevallen kan een debiteur weigeren om de kosten van het incassobureau te betalen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer er sprake is van onduidelijkheid over de hoogte van de kosten. Het incassobureau zal dan moeten bewijzen dat de kosten redelijk en noodzakelijk zijn.

Vraag 8:

Wat gebeurt er als een debiteur niet reageert op de incasso?

Als een debiteur niet reageert op de incasso, kan het incassobureau verdere stappen ondernemen om de openstaande vordering te innen. Dit kan bijvoorbeeld het inschakelen van een deurwaarder of het starten van een gerechtelijke procedure omvatten.

Vraag 9:

Kan een incassobureau mijn vordering garanderen?

Een incassobureau kan geen garantie geven dat uw vordering daadwerkelijk wordt geïnd. Het succes van het incassoproces hangt af van verschillende factoren, waaronder de financiële situatie van de debiteur en de medewerking die u van de debiteur ontvangt. Het incassobureau zal echter wel zijn uiterste best doen om de vordering te incasseren.

Vraag 10:

Hoe lang duurt het incassoproces?

De duur van het incassoproces kan variëren afhankelijk van verschillende factoren, zoals de hoogte van de openstaande vordering, de medewerking van de debiteur en eventuele gerechtelijke procedures. Gemiddeld genomen kan het incassoproces enkele weken tot enkele maanden in beslag nemen.

Vraag 11:

Kan ik zelf een incassobrief sturen?

Ja, het is mogelijk om zelf een incassobrief te sturen naar de debiteur. Het is echter belangrijk om ervoor te zorgen dat de brief voldoet aan de wettelijke eisen en dat de juiste juridische terminologie wordt gebruikt. Het inschakelen van een professioneel incassobureau kan u helpen om aan deze eisen te voldoen en het incassoproces soepel te laten verlopen.

Vraag 12:

Wat gebeurt er als de debiteur failliet gaat?

Als de debiteur failliet gaat, kan dit invloed hebben op het incassoproces. Het incassobureau zal in dit geval contact opnemen met de curator om te kijken of er nog mogelijkheden zijn om de openstaande vordering te incasseren.

Vraag 13:

Zijn er alternatieven voor het inschakelen van een incassobureau?

Ja, er zijn alternatieven voor het inschakelen van een incassobureau. U kunt bijvoorbeeld zelf een gerechtelijke procedure starten om de openstaande vordering te innen. Daarnaast zijn er ook andere vormen van debiteurenbeheer mogelijk, zoals het uitbesteden van het debiteurenbeheer aan een gespecialiseerd bedrijf.

Vraag 14:

Is het mogelijk om een regeling te treffen met de debiteur?

Ja, het is mogelijk om een regeling te treffen met de debiteur. U kunt bijvoorbeeld afspraken maken over het afbetalen van de openstaande schuld in termijnen. Het is belangrijk om deze afspraken schriftelijk vast te leggen om misverstanden te voorkomen.

Vraag 15:

Wat moet ik doen als het incassobureau niet succesvol is?

Als het incassobureau niet succesvol is in het innen van de openstaande vordering, kunt u overwegen om juridische stappen te ondernemen. U kunt bijvoorbeeld een gerechtelijke procedure starten om de vordering alsnog te incasseren. Het is verstandig om hierover advies in te winnen bij een juridisch deskundige.