Voorbeeldbrief Betalingsherinnering

Voorbeeldbrief Betalingsherinnering

Geachte [naam klant],

Met deze brief willen wij u vriendelijk herinneren aan de openstaande betaling voor de aankoop van [product/dienst] op [datum].

Het totaalbedrag van de factuur bedraagt €[bedrag]. Helaas hebben wij tot op heden geen betaling van u ontvangen.

Wij verzoeken u vriendelijk om het openstaande bedrag binnen [aantal dagen] dagen na ontvangst van deze brief alsnog aan ons over te maken. U kunt het bedrag overmaken op rekeningnummer [rekeningnummer], ten name van [bedrijfsnaam].

Indien u de betaling reeds heeft gedaan, verzoeken wij u vriendelijk om deze herinnering te negeren.

Indien u het openstaande bedrag niet binnen de gestelde termijn betaalt, zijn wij genoodzaakt verdere stappen te ondernemen. Dit kan leiden tot het inschakelen van een incassobureau en het in rekening brengen van incassokosten.

Voor eventuele vragen of opmerkingen kunt u contact opnemen met onze financiële afdeling via [telefoonnummer] of per e-mail via [e-mailadres].

Wij hopen op een spoedige betaling van het openstaande bedrag.

Met vriendelijke groet,

[Uw naam] [Functie] [Bedrijfsnaam]

Bijlagen:

1. Kopie van de oorspronkelijke factuur
2. Overzicht openstaande facturen

Noteer de betalingsgegevens:

• Rekeningnummer: [rekeningnummer]
• Naam: [bedrijfsnaam]
• Omschrijving: [factuurnummer]
• Bedrag: €[bedrag]

1. Wat is een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering is een schriftelijk verzoek aan een persoon of bedrijf om een openstaande factuur te betalen. Het wordt verzonden nadat een betalingstermijn is verstreken zonder dat de factuur is voldaan.

2. Waarom zou ik een betalingsherinnering sturen?

Door een betalingsherinnering te sturen, herinnert u de debiteur eraan dat er nog een betaling moet worden gedaan. Het kan helpen om de betaling te versnellen en voorkomt dat u verdere maatregelen moet nemen om de betaling te innen.

3. Wanneer moet ik een betalingsherinnering sturen?

Normaal gesproken stuurt u een betalingsherinnering nadat de betalingstermijn is verstreken. Dit kan variëren, afhankelijk van wat er in uw factuurvoorwaarden is vermeld.

4. Hoe moet ik een betalingsherinnering opstellen?

Uw betalingsherinnering moet vriendelijk maar duidelijk zijn. Vermeld het factuurnummer, de vervaldatum en het openstaande bedrag. Geef aan dat u nog geen betaling hebt ontvangen en vraag vriendelijk om de betaling alsnog te voldoen.

5. Moet ik een betalingsherinnering per post of per e-mail sturen?

Dit kan variëren, afhankelijk van uw voorkeur en de voorkeur van de debiteur. Het is echter gebruikelijk om betalingsherinneringen per e-mail te sturen, omdat dit snel en efficiënt is. Zorg ervoor dat u een ontvangstbevestiging vraagt als u per e-mail stuurt.

6. Hoeveel betalingsherinneringen kan ik sturen?

Dit hangt af van uw eigen voorkeur en de betalingsvoorwaarden die u hebt vastgesteld. Het is gebruikelijk om twee of drie betalingsherinneringen te sturen voordat verdere maatregelen worden genomen, zoals het inschakelen van een incassobureau.

7. Wat moet ik doen als ik geen betaling ontvang na het sturen van een betalingsherinnering?

Als u geen betaling ontvangt na het sturen van een betalingsherinnering, kunt u ervoor kiezen om verdere maatregelen te nemen, zoals het inschakelen van een incassobureau of het starten van een gerechtelijke procedure.

8. Moet ik rente in rekening brengen voor te late betalingen?

Dit is afhankelijk van uw eigen voorkeur en de wetgeving in uw land. Het is echter gebruikelijk om rente in rekening te brengen voor te late betalingen, omdat dit een stimulans kan zijn voor debiteuren om op tijd te betalen.

9. Kan ik een betalingsherinnering sturen naar een klant die ik een goede relatie mee heb?

Ja, zelfs als u een goede relatie heeft met een klant, is het belangrijk om een betalingsherinnering te sturen als de betalingstermijn is verstreken. Dit zorgt ervoor dat u serieus wordt genomen en helpt om de betaling te versnellen.

10. Mag ik een betalingsherinnering sturen naar een particulier?

Ja, u kunt een betalingsherinnering sturen naar een particulier als de betalingstermijn is verstreken. Het is echter belangrijk om rekening te houden met de privacywetten en de juiste procedures te volgen.

11. Wat moet ik doen als de debiteur beweert dat de factuur al is betaald?

In dat geval kunt u vragen om een kopie van het betalingsbewijs of andere relevante documenten die aantonen dat de betaling is gedaan. Controleer uw administratie en vergelijk deze met de verstrekte informatie. Als er sprake lijkt te zijn van een fout, kunt u de debiteur vragen om een correctie.

12. Hoe lang moet ik wachten voordat ik verdere maatregelen neem na het sturen van een betalingsherinnering?

Dit kan variëren, afhankelijk van uw eigen voorkeur en de betalingsvoorwaarden die u hebt vastgesteld. Over het algemeen wacht u enkele weken voordat u verdere maatregelen neemt, zoals het inschakelen van een incassobureau.

13. Moet ik een betalingsherinnering sturen naar een klant die failliet is gegaan?

Het heeft meestal weinig zin om een betalingsherinnering naar een klant te sturen die failliet is gegaan. In dat geval kunt u contact opnemen met de curator of het faillissementsregister raadplegen voor verdere stappen.

14. Kan ik een betalingsherinnering sturen naar een klant in het buitenland?

Ja, u kunt een betalingsherinnering sturen naar een klant in het buitenland. Zorg ervoor dat u de juiste internationale betalingsgegevens vermeldt en houd rekening met eventuele extra kosten of vertragingen.

Ja, het is belangrijk om ook kleine bedragen op tijd te innen. Door een betalingsherinnering te sturen, laat u zien dat u serieus bent over betalingen en voorkomt u dat klanten denken dat ze af en toe een factuur kunnen negeren.

Conclusie:

Een betalingsherinnering is een effectief middel om openstaande facturen te innen. Door duidelijk en beleefd te communiceren met debiteuren, vergroot u de kans op een tijdige betaling.