Voorbeeldbrief Herinnering Factuur

Voorbeeldbrief Herinnering Factuur

Geachte heer/mevrouw,

Ik hoop dat deze brief u in goede gezondheid bereikt. Ik schrijf u namens [bedrijfsnaam] betreffende een openstaande factuur die wij tot op heden nog niet hebben ontvangen. Graag willen wij uw aandacht vragen voor het feit dat uw betalingstermijn inmiddels is verstreken.

Factuurnummer: [factuurnummer]

Factuurdatum: [factuurdatum]

Factuurbedrag: [factuurbedrag]

Wij vertrouwen erop dat het openstaande bedrag van [openstaande bedrag] zo spoedig mogelijk zal worden voldaan. Mocht u reeds hebben betaald, dan verzoeken wij u vriendelijk ons hiervan op de hoogte te stellen.

U kunt het openstaande bedrag overmaken op het volgende bankrekeningnummer: [bankrekeningnummer]. Gelieve het factuurnummer als betalingsreferentie te vermelden, zodat wij uw betaling correct kunnen verwerken.

Indien u vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de factuur, nodigen wij u uit om contact met ons op te nemen op [contactgegevens]. Wij staan u graag te woord en streven ernaar om eventuele onduidelijkheden zo snel mogelijk op te lossen.

Wij vertrouwen erop dat u deze herinnering serieus neemt en zo spoedig mogelijk tot betaling overgaat. Uiteraard hopen wij dat het niet nodig zal zijn verdere maatregelen te treffen om betaling te verkrijgen. Mocht betaling uitblijven, dan zullen wij genoodzaakt zijn om verdere stappen te ondernemen om ons rechtmatige bedrag te vorderen.

Wij stellen een goede samenwerking met u op prijs en hopen dat deze situatie spoedig wordt opgelost. Indien u niet in staat bent om het volledige bedrag in één keer te voldoen, verzoeken wij u contact met ons op te nemen om een betalingsregeling te bespreken.

Wij zien uw betaling graag tegemoet en vertrouwen op een snelle afhandeling van deze herinnering.

Met vriendelijke groet,

[Uw naam] [Bedrijfsnaam] [Contactgegevens]

Veelgestelde Vragen:

1. Wat is een herinneringsfactuur?

Een herinneringsfactuur is een vriendelijke betalingsherinnering die wordt verstuurd naar een klant om hen te laten weten dat hun betalingstermijn is verstreken en dat er nog een openstaande factuur is.

2. Waarom is het belangrijk om een herinneringsfactuur te sturen?

Het sturen van een herinneringsfactuur is belangrijk omdat het de klant eraan herinnert dat er nog een openstaande betaling is. Dit helpt om de betalingscyclus te versnellen en zorgt ervoor dat uw bedrijf tijdig betaald wordt.

3. Wat moet er in een herinneringsfactuur staan?

Een herinneringsfactuur moet de volgende informatie bevatten: – Uw bedrijfsnaam, adres en contactgegevens – De naam en contactgegevens van de klant – Het factuurnummer en de factuurdatum – Het openstaande bedrag – De betalingstermijn – Instructies voor het betalen van de factuur

4. Hoe moet ik een herinneringsfactuur opstellen?

Om een herinneringsfactuur op te stellen, kunt u gebruik maken van een voorbeeldbrief of sjabloon dat speciaal voor dit doel is gemaakt. U kunt ook uw eigen herinneringsfactuur maken, zolang u ervoor zorgt dat alle benodigde informatie wordt opgenomen.

5. Wanneer moet ik een herinneringsfactuur sturen?

U moet een herinneringsfactuur sturen nadat de betalingstermijn is verstreken en de klant nog steeds niet heeft betaald. Het is aan te raden om een herinneringsfactuur te sturen binnen een redelijke termijn na de vervaldatum van de factuur.

6. Hoe moet ik een herinneringsfactuur versturen?

Een herinneringsfactuur kan per e-mail, post of zelfs per fax worden verstuurd, afhankelijk van de voorkeur en beschikbaarheid van uw klant. Het is belangrijk om een traceerbare methode te gebruiken om te controleren of de herinneringsfactuur is ontvangen.

7. Kan ik rente in rekening brengen op een herinneringsfactuur?

Ja, u kunt rente in rekening brengen op een herinneringsfactuur als dit duidelijk is vermeld in uw algemene voorwaarden of overeenkomst met de klant. Het is echter aan te raden om de klant van tevoren op de hoogte te stellen van de renteberekening en het bedrag.

8. Moet ik een herinneringsfactuur sturen als er al contact is geweest met de klant?

Ja, zelfs als er al contact is geweest met de klant, is het nog steeds raadzaam om een herinneringsfactuur te sturen om de betalingstermijn formeel te herinneren en te documenteren. Dit zorgt voor duidelijkheid en voorkomt mogelijke misverstanden.

9. Wat moet ik doen als de klant niet reageert op de herinneringsfactuur?

Als de klant niet reageert op de herinneringsfactuur, kunt u verdere stappen ondernemen om de betaling te innen, zoals het sturen van een aanmaning of het inschakelen van een incassobureau. Zorg ervoor dat u de geldende wetten en regels opvolgt om uw rechten te beschermen.

10. Mag ik kosten in rekening brengen voor het sturen van een herinneringsfactuur?

Ja, u kunt administratiekosten in rekening brengen voor het sturen van een herinneringsfactuur. Deze kosten moeten echter redelijk en in overeenstemming zijn met uw algemene voorwaarden. Zorg ervoor dat u de klant hierover informeert voordat u de herinneringsfactuur verstuurt.

11. Kan ik een herinneringsfactuur sturen naar een particuliere klant?

Ja, u kunt een herinneringsfactuur sturen naar een particuliere klant. Net als bij zakelijke klanten is het belangrijk om beleefd en professioneel te blijven in uw communicatie en om de geldende wetten en regels na te leven.

12. Wat als er een fout is gemaakt in de herinneringsfactuur?

Als er een fout is gemaakt in de herinneringsfactuur, is het belangrijk om de klant zo snel mogelijk op de hoogte te stellen en een gecorrigeerde versie te verstrekken. Zorg ervoor dat u excuses aanbiedt voor eventuele ongemakken die de fout heeft veroorzaakt.

13. Moet ik een herinneringsfactuur sturen voor kleine bedragen?

Ja, het is raadzaam om ook voor kleine bedragen een herinneringsfactuur te sturen. Hoewel het bedrag misschien klein lijkt, kan het toch van invloed zijn op uw cashflow en is het belangrijk om een consistent betalingsbeleid te hanteren.

14. Kan ik een herinneringsfactuur per sms versturen?

Ja, u kunt een herinneringsfactuur per sms versturen, maar zorg ervoor dat u de betalingsinstructies kort en duidelijk formuleert. Houd er rekening mee dat niet alle klanten akkoord zullen gaan met het ontvangen van herinneringen via sms, dus vraag altijd om hun voorkeur.

15. Wat als de klant beweert de herinneringsfactuur niet te hebben ontvangen?

Als de klant beweert de herinneringsfactuur niet te hebben ontvangen, kunt u een bewijs van verzending en ontvangst verstrekken, zoals een verzendbevestiging of een ontvangstbevestiging. Als de klant blijft ontkennen, kunt u overwegen om een alternatieve methode voor communicatie en betaling te gebruiken.